メモの整理はフォルダ分けと検索、どちらがいい？探し方から考える使い分け

「生活」というフォルダを作ったのに、気がつけば何でも入っている。細かく分け直したら、今度は保存するときに迷う。整理の方法を増やすほど楽になるとは限りません。

フォルダと検索のどちらかを選ぶ前に、必要な写真を探すとき、自分が何を覚えているかを考えてみましょう。置いた場所を覚えている場合と、内容の言葉を覚えている場合では、入口が違います。

フォルダが使われ続けた、個人ファイルの研究

Bergmanらは、WindowsやMacの利用者を対象に、検索エンジンの改善が個人ファイルの探し方を変えるかを調べました。利用者の推定ではフォルダをたどる操作が多く、検索の改善による利用の変化は限定的で一貫しませんでした。資料1

ただし、これは2008年に発表されたデスクトップ環境の研究です。今のスマートフォンでフォルダが必ず速いことや、写真メモの最適な分類数を示したものではありません。ここから考えたいのは、検索機能があっても保存場所という手がかりには役割がある、という点です。

覚えているものから、入口を選ぶ

「移動のフォルダに入れた」と覚えているなら、その場所を開けば候補を眺められます。「北口の時刻表」という言葉を覚えているなら、検索から絞り込めます。どちらも分からなければ、写真の見た目をたどることになるでしょう。

覚えている手がかり	最初に試す入口
保存した分類	そのフォルダを開く
場所や用件の言葉	タイトル・メモの検索
看板に書かれた文字	読み取り済みのOCR文字の検索
毎日のように使う写真	お気に入りから開く

これは写真メモの機能を使った整理例です。アプリではタイトル、メモ、読み取った文字、フォルダ名から探せます。資料2 検索対象にない言葉を入力しても、内容を推測して見つける機能ではありません。

フォルダ名は、自分が選べる言葉にする

最初の案として「家のこと」「移動」「お店」のように使う場面で分けてみます。職場の記録が多ければ仕事の分類が必要かもしれません。誰かの分類をそのまま再現するより、自分の写真の内容に合わせて選びます。

迷いやすいのは、似た意味のフォルダが並んだときです。「暮らし」と「生活用品」のどちらにも電球の写真が入りそうなら、境界を考え直します。「家電・消耗品」のように対象を具体化する方法もあります。

写真メモではフォルダ名や並び順を変えられます。フォルダを削除しても写真は未分類へ移るため、分類だけを組み替えることができます。写真そのものを削除する操作とは区別してください。

見つからなかった語を、一つだけ足す

OCRに正式な店名が残っていても、自分は「図書館の近く」で覚えているかもしれません。その語で探したいなら、写真のメモへ「図書館の横」と補足します。

検索に失敗したときは、すぐにフォルダを増やす前に、どの語で探していたかを振り返ります。候補が多すぎるなら場所や用途を加え、結果がないなら実際に保存した言葉を短く試してみます。読み取りに誤りがある場合は、OCR結果も見直します。

写真メモでは空白で区切った複数の語を、すべて含む記録へ絞り込めます。語を増やして結果が消えたら、一語ずつ減らして確認しましょう。

整理の終わりを「探せる」に置く

すべての写真を美しく分類することは、必ずしも必要ではありません。よく使う時刻表へ戻れる、必要な型番を検索できる。それなら日常の用事は進められます。

最近見つけられなかった一枚を選び、フォルダ名・タイトル・お気に入りのどれを変えると戻りやすいか試してみてください。保存時の分類と利用時の検索を両方使いながら、自分の探し方に合わせて整えていく方法です。